Lisa is verantwoordelijk voor de inloop en registratie in de Foyer tot 10:00 en moet om 10:00 in de Hoofdzaal de draadloze microfoon voor de keynote klaarzetten. Als de registratie uitloopt of gasten laat komen, is er geen overdracht of verplaatstijd. Ook staat het klaarzetten van koffie en thee in hetzelfde tijdblok als de inloop zelf, dus er is geen voorbereidingstijd.

Solution: Wijs een tweede crewlid toe aan de registratie of microfoon. Laat de microfoon vóór 09:30 klaarzetten door Daan of techniek. Plan het klaarzetten van koffie en thee vóór 09:30, bijvoorbeeld 09:00-09:30.

Bij de keynote staat alleen Lisa (Event Crew) vermeld. Er is geen techniek ingepland voor geluid, licht of de draadloze microfoon, en er is geen microfoon- of presentatiecheck met de directeur. De soundcheck van 08:30-09:30 betreft alleen de band. Ook is niet duidelijk of de bandopstelling voor de keynote van het podium is of juist blijft staan.

Solution: Plan een korte techniekcheck van de directeur (bijvoorbeeld 09:30-09:50) en wijs Daan of een andere technicus toe aan de keynote. Leg vast of de bandopstelling blijft staan en hoe het podium eruitziet tijdens de keynote.

Het bandoptreden begint direct om 10:45, op het moment dat de keynote eindigt. Er is geen tijd voor een eventuele wissel van microfoon, podiumopstelling of lichtprogramma. Bij een kleine overschrijding van de keynote schuift het hele optreden op.

Solution: Voeg 10-15 minuten buffer toe tussen keynote en optreden, bijvoorbeeld keynote tot 10:45 en optreden vanaf 11:00. Verkort het optreden of de lunch indien nodig, en spreek vooraf af wie wat omstelt.

De sessie van Sanne vraagt om presentatie op beamers, maar de enige technicus (Daan) staat op hetzelfde moment bij het bandoptreden. Er is geen presentatiecheck of aansluittijd ingepland.

Solution: Wijs een aparte technicus toe aan de sessie van Sanne en plan een beamer- en laptopcheck vóór aanvang, bijvoorbeeld in de lunchpauze of voor de keynote.

De lunch begint direct om 11:30 na het optreden en de breakout sessie. Het Catering Team heeft geen voorbereidingstijd voor het openen van het buffet in het draaiboek staan, en er is geen contactpersoon genoemd. Het is onduidelijk of de Foyer vrij is van de registratie en of er voldoende stroom of apparatuur voor het buffet is.

Solution: Plan de buffetopbouw vóór 11:30, bijvoorbeeld 10:45-11:30 als aparte regel voor het Catering Team. Noteer een vaste contactpersoon en bevestig dat de Foyer na de registratie is vrijgegeven en dat stroom en water beschikbaar zijn.

Het draaiboek eindigt om 12:30 zonder afbouw van geluid en licht, opruimen van de Foyer, uitcheck van de band of een officieel sluitingsmoment. Er is niet bepaald wie dit doet en wanneer de zalen opgeleverd moeten worden.

Solution: Voeg een afbouwblok toe voor techniek en crew met verantwoordelijken en een eindtijd. Neem ook het vertrek van de band en het afsluiten van de zalen op.